Krajowy System e-Faktur (KSeF)
Od lutego 2026 r. Krajowy System e-Faktur (KSeF) zacznie stopniowo obejmować kolejne grupy podatników. Wśród rolników temat ten budzi wiele pytań, jednak nie ma powodów do paniki. Najważniejsze jest odpowiednie przygotowanie, ponieważ czasu do 1 lutego pozostało niewiele.
Na tym etapie rolnicy nie będą jeszcze zobowiązani do powszechnego wystawiania faktur w KSeF. Od 1 lutego obowiązek ten dotyczy wyłącznie dużych firm, których obrót brutto z VAT przekroczył 200 mln zł w 2024 r. Dla rolników oznacza to głównie konieczność odbierania faktur od takich podmiotów, np. za energię elektryczną czy środki do produkcji.
Rolnicy będący czynnymi podatnikami VAT od 1 kwietnia 2026 r. będą musieli wystawiać faktury w KSeF, co wiąże się z koniecznością posiadania dostępu do systemu, odpowiedniego oprogramowania oraz przeszkolenia — samodzielnie lub przy wsparciu biura rachunkowego.
KSeF obejmie również rolników ryczałtowych w ograniczonym zakresie. Ci, którzy posiadają numer NIP, od 1 lutego będą zobowiązani do odbioru faktur za pośrednictwem systemu. Faktury VAT RR pozostaną dla nich fakultatywne w KSeF, o ile rolnik nada nabywcy odpowiednie uprawnienia. Rolnicy ryczałtowi bez numeru NIP będą otrzymywać faktury poza systemem — w formie papierowej, elektronicznej lub poprzez link bądź kod QR. System umożliwia także samofakturowanie, jednak odpowiedzialność za poprawność dokumentów nadal spoczywa na rolniku.
Warto podkreślić, że KSeF niesie ze sobą wiele korzyści, takich jak skrócenie terminu zwrotu VAT z 60 do 40 dni oraz bezpieczne przechowywanie faktur przez 10 lat na serwerach państwowych. Rolnik nie musi obsługiwać KSeF osobiście, ponieważ system działa na podstawie nadawania uprawnień — można je przekazać pracownikom lub biuru rachunkowemu. Należy jednak pamiętać, że upoważnione osoby uzyskują wgląd w pełne dane dotyczące kosztów i przychodów. Ponadto rolnik nie może całkowicie przenieść odpowiedzialności na biuro rachunkowe, gdyż automatyczne pobieranie i księgowanie faktur bez wcześniejszej kontroli zwiększa ryzyko błędów, za które w razie kontroli odpowiada przede wszystkim on sam.
Do końca 2026 r. Ministerstwo Finansów przewidziało okres przejściowy na dostosowanie się do KSeF — nie będą w tym czasie stosowane kary finansowe, jednak nie zwalnia to nikogo z obowiązku znajomości procedur. W przypadku braku dostępu do internetu lub przerw technicznych możliwe będzie wystawianie faktur w trybie offline oraz przesłanie ich do KSeF w określonych terminach.
31 stycznia 2026 r. w urzędach skarbowych (z wyjątkiem urzędów wyspecjalizowanych) odbędą się dni otwarte poświęcone Krajowemu Systemowi e-Faktur (KSeF).
• Dodatkowo w dniach 26-30 stycznia br. praca urzędów skarbowych (z wyjątkiem urzędów wyspecjalizowanych) będzie wydłużona do godz. 20.00.
• Do 11 lutego trwa akcja „Środy z KSeF - KSeF w pigułce.
Magdalena Połeć